L’organisation de tâches est une étape importante dans la gestion de projet. Elle permet de ne manquer aucune étape et de programmer au mieux chaque projet à développer. Il existe des outils de gestion et des logiciels très performants pouvant répondre à tous ces besoins. Pour ma part, j’utilise Trello depuis de nombreuses années et j’en explore chaque jour tous les recoins afin de détecter toutes les puissances de l’outil. Avec plus de 14 millions d’utilisateurs dans le monde, Trello est plébiscité par les indépendants, les agences et tous les professionnels désireux d’utiliser un outil pouvant répondre à leurs demandes.
Régulièrement, des nouveautés font leur apparition afin d’alimenter davantage l’outil et permettre aux professionnels d’avoir toujours plus de fonctionnalités à leur disposition.
Trello : plus qu’un outil de gestion, un outil collaboratif
Prendre en main Trello est simple. Cet outil intuitif fait partie des outils de dernière génération, sorti en 2011. Grâce à sa composition, l’outil de gestion en SaaS permet aux professionnels de gérer un travail en équipe efficace. Trello est présenté sous forme de tableau où chaque équipe peut ajouter des listes et des cartes à leur convenance. Cette présentation attire plus de 150 000 utilisateurs par semaine désireux d’utiliser au quotidien un outil collaboratif adapté à leurs contraintes.
Chaque membre de l’équipe peut interagir comme il le souhaite sur les différentes cartes. Toutes les équipes peuvent adapter les tableaux de bord selon leur besoin. Trello est vraiment un outil en ligne puissant du fait que sa personnalisation soit possible sur tous les points.
Une inspiration de la méthode agile de Kanban
Dans la gestion de projet, le plus important est de ne louper aucune étape. S’il y a des éléments à effectuer, ils doivent être réalisés dans les délais impartis. Grâce à la méthode agile, les entreprises découpent les éléments en trois étapes « à faire », « en cours », « fait ». Les tâches sont ainsi déplacées d’une colonne à l’autre en fonction de l’évolution. Cette méthode agile est utilisée dans de nombreuses entreprises utilisant bien souvent un grand tableau et des post-its. L’utilisation de post-it n’étant pas écologique, des outils ont pensé à matérialiser cette méthode sur le web.
Trello en est la preuve : les tableaux de bord sont découpés par défaut en trois listes : « à faire », « en cours », « fait ». S’inspirant donc des méthodes agiles, les tableaux de bord se présenteront visuellement comme un tableau avec des post-its. Avec un simple glisser/déposer, vous pourrez facilement changer la carte de colonne. D’un simple coup d’oeil, il est possible, pour n’importe quelle personne de l’équipe, de visualiser l’avancée d’un projet.
Fonctionnalités principales de Trello
Parmi toutes ces fonctionnalités, certaines sont plus intéressantes que d’autres. Comme pour tous les outils de projet, Trello a également développé des fonctionnalités plus graphiques que fonctionnelles. Je vais vous présenter pour ma part celles que j’utilise au quotidien, qui ont pour moi une réelle importance.
Mise en place du tableau
Chaque tableau peut être personnalisé comme bon vous semble. Par défaut, nous l’avons vu, Trello se base sur la méthode agile de Kanban, mais vous n’êtes pas dans l’obligation de l’utiliser de la sorte.
- Créer les listes : je commence dans un premier temps à imaginer les différentes listes de mon tableau. En double-cliquant dans le fond ou en cliquant dans le champ « Ajouter une liste », vous pouvez créer une nouvelle liste. Le nombre est illimité, mais il est conseillé de ne pas en avoir beaucoup, car cela vous demandera de scroller horizontalement, ce qui n’est pas pratique.
- Créer les cartes : une fois les listes créées, place à la création des cartes. Celles-ci permettront de recenser les différentes tâches et sous-tâches à effectuer. Par exemple, dans le milieu de la création de sites web, vous pourriez imaginer une carte intitulée « Maquette » où vous ajouterez les tâches et différentes sous-tâches.
- Ajouter les membres : chaque tableau de bord peut avoir des membres différents. Ajouter et supprimer un membre est très facile. Un ou plusieurs membres peuvent être assignés comme « administrateur ». Le membre créateur est par défaut administrateur.
Assignation et création des tâches
- Création des checklists : chaque carte peut avoir plusieurs checklists. Chacune a des items bien précis d’actions à réaliser. Pour cela, cliquez sur « Checklist » quand vous êtes sur une carte.
- Ajouter un membre : tout comme les checklist, une fonctionnalité « membre » existe sur toutes les cartes. Elle permet de spécifier qui doit faire les tâches inscrites sur la carte. Plusieurs membres peuvent être assignés.
- Mettre une échéance : le projet ne serait pas géré correctement si aucune échéance n’était ajoutée. Cliquez sur « échéance » et inscrivez quand la tâche doit être finie.
Nouvelle alternative : Zenkit
Zenkit est un outil se basant sur le même principe que Trello. Plus souple, il est actuellement proposé en version bêta. Vous pouvez modifier comme sur Trello le nom des colonnes, des cartes, ajouter des échéances et assigner les cartes à différents équipiers. Ce qui le différencie de Trello est qu’il n’est pas obligatoire d’avoir un visuel sous forme de tableau de bord avec plusieurs listes. En effet, les tâches peuvent être listées et visualisées dans une seule et même liste.
Publié à l'origine le : 2 février 2017 @ 18 h 20 min
