La facturation électronique s’impose progressivement comme une norme pour les entreprises françaises. Suite aux obligations mises en place par les pouvoirs publics, de nombreuses structures doivent adopter ce mode dématérialisé de facturation. Quelles sont les étapes concrètes pour réussir cette mue technologique ? Découvrez les démarches incontournables pour une transition en douceur.
Vérifier si votre entreprise est concernée
La première chose à faire est de déterminer si votre entreprise entre dans le cadre de la facturation électronique obligatoire. Depuis le 1ᵉʳ janvier 2023, toutes les sociétés réalisant plus de 400 000 euros de chiffre d’affaires lors de l’exercice précédent doivent générer leurs factures clients sous forme dématérialisée. Ce seuil diminuera à 300 000 euros en 2024 avant de s’appliquer à toutes les structures assujetties à la TVA à partir de 2025. Les micro-entrepreneurs sont pour l’instant exemptés, sauf s’ils collaborent avec un partenaire imposant ce mode de facturation.
Une fois le statut clarifié, il convient d’étudier les solutions technologiques permettant d’émettre une facture electronique. De multiples éditeurs proposent des offres logicielles prêtes à l’emploi avec des niveaux de fonctionnalités variables. On trouve aussi bien des applications gratuites basiques que des systèmes experts intégrés à un ERP pour automatiser l’ensemble du circuit de facturation.
Choisir une solution de facturation électronique
Le choix se fera en fonction des besoins et budgets de chaque structure. Parmi les critères de sélection figurent :
- l’émission simple ou en masse de factures électroniques ;
- la réception automatisée des factures fournisseurs ;
- l’intégration comptable ;
- l’apposition d’une signature électronique conforme ;
- l’archivage probant…
L’entreprise peut miser sur un logiciel de facturation classique auquel s’ajoutent des modules de dématérialisation. Ou bien adopter une solution 100 % SaaS dédiée à la facturation électronique. L’essentiel étant de pouvoir générer les factures dans le bon format (PDF, XML, EDI) et les transmettre aux clients via les circuits idoines.
Obtenir un certificat de signature électronique
Il est ensuite nécessaire de se procurer un certificat de signature électronique autorisant la signature des factures émises dans les règles de l’art. Trois types existent, avec des niveaux de sécurité croissants. Le certificat doit être fourni par une Autorité de Certification agréée par l’État français.
L’obtention nécessite de choisir un prestataire habilité qui vérifiera l’identité du signataire avant de délivrer le précieux sésame sur un support physique ou dématérialisé. Le certificat sera par la suite intégré au logiciel de facturation pour une apposition automatique de la signature.
Adapter vos factures au format électronique
Les factures électroniques doivent impérativement contenir certaines mentions comme les coordonnées des parties, la date d’émission, les désignations des biens et services… Elles peuvent revêtir différents formats en fonction des normes en vigueur (PDF signé, fichier XML EDIFACT, formatage selon la norme UBL…).
De nombreux logiciels disposent également de modèles pré-paramétrés. Et, on peut aussi créer ses propres gabarits pour les accorder à son identité visuelle. L’essentiel étant que ces factures soient parfaitement conformes aux exigences légales sur le fond et la forme.
Transmettre vos factures via Chorus Pro ou l’EDI
Dernier maillon de la chaîne, l’acheminement des factures émises vers les clients. La méthode la plus aisée consiste à les déposer sur un portail public Chorus Pro pour mise à disposition du client. Autre option, la transmission EDI (Échange de Données Informatisées) permettant l’envoi automatique des factures dans le système du destinataire.
Cette technique implique certains réglages et tests d’intégration, mais, une fois en place, elle simplifie grandement le processus. Des sociétés proposent des offres EDI clés en main pour faciliter les connexions inter-applicatives.
